|
8 di 11 possibili funzioni | | | |
È possibile assegnare alla cartella documento di una o illimitato numero di categorie, allo stesso tempo. La cartella documento esiste solo una volta, ma può apparire più volte come in base alla categoria selezionata. Le categorie sono somministrati in category management. | | | | |
Per ogni cartella documento è possibile assegnare un colore specifico per identificare in questo modo a colori. Il nome della cartella documento verrà elencato con questo colore nella lista cartella documenti. | | | | |
Nome della cartella di documenti può essere scelto liberamente. Inoltre, il sistema intelligente di riconoscere simili, cartelle di documenti già creati e fornisce appropriati suggerimenti di nomi. | | | | |
Qui è possibile specificare dove è stato salvato il documento originale. Le aree di stoccaggio originali possono essere somministrati nella gestione dei luoghi di stoccaggio degli originali. Troverete il documento originale appropriato o rapidamente sarà anche notificata nel caso, ad esempio, eliminare la cartella con i documenti che anche bisogno di rimuovere l'originale dal suo luogo di deposito. | | | | |
Per ogni cartella documento può essere assegnato un tipo di cartella documenti primaria e secondaria. Secondo questi tipi di cartelle documento possono essere filtrati nel display manager, ad esempio, visualizzare solo le fatture. Tipi di cartelle di documenti possono essere creati e amministrati liberamente. | | | | |
Selezionare la data di una cartella con i documenti direttamente in una cartella con i documenti. Mappature Manager possono essere ridotte a quelle date, per esempio, per specificare solo le cartelle con i documenti che sono stati creati lo scorso maggio. | | | | |
È possibile scaricare il relativo numero di documento direttamente depositato in un secondo momento, per esempio, Per cercare con la ricerca avanzata in seguito. | | | | |
Per la cartella documenti potrebbero essere depositati netta e valori lordi e la relativa aliquota fiscale. Ciò consente di calcolare la quantità di cartelle selezionate nell'elenco delle cartelle documenti. | | | | |
Per qualsiasi cartella documenti possono essere memorizzati note, suggerimenti o istruzioni di lavoro. Questi vengono visualizzati automaticamente come PostIt virtuale, una volta che si visualizza la cartella documenti. | | | | |
Integrazione in cartella documenti in anteprima: Questo sarà ampliato con una scheda "Note depositato" e fornisce quindi direttamente in anteprima per tutte le cartelle nota del documento | | | | |
Ogni cartella con i documenti possono essere forniti con lo status di stato. I dati sullo stato dello stato vengono visualizzati nell'elenco delle cartelle con i documenti, che semplifica notevolmente il flusso di lavoro interno. | | | | |
| 2 di 3 possibili funzioni | | |
Qui i vostri propri campi personalizzati vengono visualizzati e sono disponibili pienamente soddisfacente. È necessario il campo "ID cliente", che non è però esiste per impostazione predefinita? Nessun problema, basta inserire la casella desiderata in maniera estensiva nella gestione di campi definiti dall'utente, e subito è possibile utilizzare i nuovi campi in ogni cartella documento virtuale disponibile. Naturalmente, si lega Realify PaperOffice DMS propri campi ovunque, dalla ricerca avanzata alla lista cartella documenti. I campi personalizzati sono definiti nella gestione di campi definiti dall'utente. | | | | |
Siate specifici parole chiave di ricerca per il quale si può guardare in modo accurato. Tutte le parole chiave e sono facilmente somministrati con un solo clic a vostra disposizione. | | | | |
Le cartelle con i documenti possono essere forniti con identificazione visiva della vostra scelta. Per questa collezione di caratteri disponibili, che può essere modificato o ampliato anche voi. Una volta che la cartella con i documenti è accompagnata da un'icona, viene immediatamente visualizzato nella lista delle cartelle con i documenti per trovare le informazioni in modo rapido ed a colpo d'occhio. | | | | |
| | | |
Aggiunge una nuova opzione di completamento per la cartella documento corrente. Per rimuovere nuovamente l'opzione di completamento, è sufficiente rimuovere la casella di controllo e confermare il controllo di sicurezza. | | | | |
Qui è possibile selezionare la data e fino alla quale deve essere effettuata al completamento. | | | | |
Clicca qui per l'utente, che dovrebbe rendere l'implementazione. | | | | |
È possibile, eventualmente, definire le procedure operative, le attività o note sul completamento del l'utente assegnato. | | | | |
Controllare la casella, quanto l'esecuzione avvenuta. | | | | |
Qui è possibile selezionare la data in cui il completamento è avvenuto. | | | | |
Clicca qui per l'utente che ha effettuato la rifinitura. Di solito è identico a un utente che è stato nominato per fare l'esecuzione. Tuttavia, se l'utente, ad esempio, in vacanza, quindi è possibile che un altro utente per completare e confermare. | | | | |
Per contrassegnare l'esecuzione come "completo", è necessario che il tecnico assegnato per eseguire, convalidare e verificarne l'identità. Questo viene fatto con un certificato digitale da un utente di immettere nuovamente la password. Questa operazione può essere eseguita direttamente da un elenco di cartelle con i documenti tramite la voce di menu "Flag completato oggi." | | | | |
| | | |
Qui è possibile collegare nuovi o già esistenti contatti con la cartella documenti. Basta selezionare il contatto desiderato nel contatto e l'indirizzo di gestione e quindi si ha il collegamento logico. Questo funziona anche con i contatti di Outlook esistenti. | | | | |
Già contatti collegati possono essere richiamate direttamente per visualizzare i dettagli. | | | | |
Ogni contatto collegato ai singoli commenti può essere depositato. | | | | |
Questo ampliato con scheda "contatti collegati" e fornisce così direttamente tutte le informazioni di contatto in anteprima. Da qui il contatto collegato può essere aperto, senza dover aprire la cartella documenti, tutte le cartelle di documenti di questo contatto possono essere visualizzati, scrivere una nuova e-mail o avviare una chiamata telefonica tramite il Windows Phone Dialer. | | | | |
| | | |
Metti qui la cartella documento ripresentazione, data o un evento speciale. Il nuovo evento sarà trasmesso direttamente alla direzione pianificazione e ripresentazione, legata alla cartella attuale documento e può essere dotato di ampie regolazioni, come soggetto, luogo, promemoria e note. | | | | |
Tutte le date collegate saranno memorizzati, visualizzati e gestiti direttamente nella gestione di pianificazione e promemoria. | | | | |
Una volta di più di un promemoria per la cartella documenti viene presentato, tutti gli eventi disponibili sono chiaramente riassunte. Per avere tutti gli eventi immediatamente disponibili a colpo d'occhio. | | | | |
9 di 11 possibili funzioni | | | |
Tutti i file e documenti appena aggiunti vengono aggiunti come un oggetto e ottimizzato per la conservazione nella cartella documento attivo.
Quindi, tutti i diversi tipi di file e documenti possono essere aggiunti e gestiti contemporaneamente.
Hai fattura con ricevuta di associati DHL e le immagini digitali?
Salva tutte le informazioni in una cartella documenti in modo da avere tutto il processo salvato e centralizzato.
A seconda Realify PaperOffice DMS Edition un diverso numero di oggetti massimi per cartella documento viene supportato. | | | | |
Tutti i nuovi oggetti aggiunti e collegamenti internet per la cartella documenti vengono immediatamente elaborati dopo magazzinaggio con FileOCRmax. | | | | |
Tutti gli oggetti che si trovano nella cartella documenti verranno elencati o visualizzati in modo selettivo come FlipView o un elenco dettagliato. | | | | |
Inserire comodamente sopra ScanConnect nei documenti cartacei cartella documenti o, per esempio, le scansioni di foto da cellulare o tablet. I nuovi documenti acquisiti vengono immediatamente inseriti nella cartella documenti. | | | | |
Qui è possibile aggiungere qualsiasi file dal disco rigido o la rete locale nella cartella documenti. I singoli file o intere cartelle possono essere letti. | | | | |
Anche i nuovi documenti Office possono essere create facilmente tramite OfficeConnect e inserire immediatamente dopo la creazione della cartella documento corrente. | | | | |
Questo rende possibile collegamenti logici di file esterni prodotti, che non dovrebbero essere memorizzati in Realify PaperOffice DMS, ma anche da visualizzare nella cartella documenti. Qui, il percorso di questo file esterno è logicamente combinato e un'anteprima corrispondente generato. Una volta che questo link file si apre il file collegato viene aperto, che si trova alla periferia di Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Ciò rende possibile creare collegamenti logici alle cartelle esterni, che non devono essere conservati in Realify PaperOffice DMS ma devono essere visualizzati nella cartella documenti. Qui, il percorso di questo cartelle esterne è logicamente combinato. Una volta che questa cartella-link si apre, si apre la cartella collegata, che si trova al di fuori della Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Aggiunge un link con qualsiasi sito web nella cartella documenti. Un clic su tale oggetto si apre il sito desiderato. Si può anche essere inserito in anteprima uno screenshot del sito. | | | | |
Aggiunge un collegamento logico ad un altro documento portafoglio. Cliccando su questa proprietà si apre la cartella di documento di destinazione associato. | | | | |
Tutte le azioni oggetto di uso comune può essere raggiunto con un semplice pulsante destro del mouse tramite il menu contestuale. La tecnologia intelligente Realify RapidEdit (RET Realify) assicura in tal modo che tutti i requisiti specificati sono tenuti aggiornati. | | | | |
| | | |
Qui è anche possibile specificare le impostazioni di autorizzazioni esistenti, quale utente Realify PaperOffice DMS deve avere ciò che l'accesso a questa cartella documento. (Lettura, scrittura, cancellazione, controllo completo) | | | | |
Qui, in ordine cronologico indicato che cosa a che ora l'utente apporta modifiche a un documento o una cartella, ad esempio, aggiungere o eliminare elementi. | | | | |
I documenti delle cartelle possono essere ulteriormente fornito con una password. Quando si apre una cartella con i documenti richiesti dalla password preimpostata, se una buona amministrazione - fornire accesso alle informazioni. | | | | |
| | | |
Internamente form generati possono essere integrati in una nuova scheda direttamente nella cartella documenti. Così, le informazioni possono essere memorizzate direttamente nella cartella di documenti e non vi è alcuna necessità di diversi file Excel più perché i campi di inserimento necessari sono già prontamente disponibili. | | | | |
Anche fonti di dati esterne, come database SQL, PST di Outlook o Oracle possono essere integrati direttamente in forme di auto-creato sulla finestra di progettazione. Così si ottiene tutto a colpo d'occhio, senza lasciare la superficie Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Avete bisogno di una cartella con un documento che contiene scheda "Proprietà", "Data" e la forma si è creato "Dettagli del contratto"? Nessun problema, è possibile creare un modello in FormDesigner, poi semplicemente selezionare "Nuova cartella con i documenti dal modello." | | | | |
Ogni modulo può essere creato caricate dinamicamente nel documento cartella. Questo può accadere in qualsiasi momento, anche durante il montaggio e la cartella con i documenti non devono essere riavviati. | | | | |
Il numero di moduli aggiuntivi non è limitato e può essere definito o modificato a piacimento. | | | | |
|
4 di 5 possibili funzioni | 4 di 5 possibili funzioni | 4 di 5 possibili funzioni | 4 di 5 possibili funzioni |
PrinterConnect è installato di default, simula una stampante "reale" della carta e sotto "Dispositivi e stampanti" in qualsiasi momento. | | | | |
Sono in documenti PrinterConnect stampa vengono convertiti automaticamente in formato PDF/A e ottimamente preparati per la conservazione in Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Con PrinterConnect generato documenti PDF vengono passati al modulo di scambio, in cui possono già ampiamente chiamato prima dello stoccaggio in Realify PaperOffice DMS, classificati, essere legati ai contatti e contrassegnati. | | | | |
Per tutti prodotti con i documenti PrinterConnect PDF / A direttamente le miniature sono generate da FileOCR lite&max. Il successivo riconoscimento del testo OCR assicura la ricerca perfetta parola chiave all'interno Realify PaperOffice DMS. | | | | |
PrinterConnect affidabile rilevare il codice di controllo XML, che è stato incorporato nel codice sorgente, processo dal modulo parser XML e quindi rimuoverlo dal documento di origine. | | | | |
| | | |
Possono essere definite Molti profili di scansione per un rapido accesso. Questi sono disponibili nella casella di selezione del profilo in qualsiasi momento e in caso di ricorrenti scansioni stanno risparmiando tempo e fatica. | | | | |
ScanConnect supporta quasi tutti gli scanner serie WIA compatibile o TWAIN. Elenco dei dispositivi supportati è in continuo aggiornamento tramite LiveUpdate costruito e ottimizzato i dispositivi esistenti. | | | | |
Con questa opzione i file possono essere importati direttamente dalle directory. Così, per esempio, le scansioni di foto può essere facilmente letti da telefono cellulare o tablet e sono trattati come documento di scansione ampiamente. | | | | |
Le scansioni possono essere eseguite in modalità colore, modalità SW o in modalità grigio. Risoluzioni dello scanner da 96 dpi a 600 dpi sono disponibili. | | | | |
ScanConnect ha tentato di identificare i bordi del documento di scansione e rimuovere automaticamente dopo la scansione. | | | | |
ScanConnect cercando di risolvere la pagina, se il documento viene digitalizzato a testa in giù o una scansione è stata effettuata con ampi margini. | | | | |
Blank scansione pagina bianca rimosso automaticamente dopo la scansione di una pila. | | | | |
La scansione fronte-retro per scanner fronte retro è pienamente supportato. | | | | |
Scansione in combinazione con una composizione ADF (alimentazione automatica) è pienamente supportato. | | | | |
Questa modalità è necessario dopo ogni pagina acquisita, se si desidera acquisire un'altra. | | | | |
Facoltativamente, il processo di scansione può essere eseguita attraverso il software produttore originale. | | | | |
È anche possibile eseguire la scansione di entrambi i lati. Dopo che tutte le parti anteriori pagine acquisite attraverso l'ADF, posizionare la pila sul retro, e selezionare "Scansione lato opposto della pagina." Lo stack è ora sottoposto a scansione, le pagine acquisite come numeri dispari sono ordinati automaticamente per ottenere la sequenza corretta. | | | | |
Subito dopo la scansione appaia qui le miniature delle pagine digitalizzate. Questi possono essere facilmente ordinati in ordine o cancellati. | | | | |
È volutamente possibile eliminare alcune sezioni della scansione e quindi renderli illeggibili. | | | | |
Grazie a questa funzione, le singole pagine possono essere scansionato volutamente copiati nel cassetto per la memorizzazione di documenti Realify PaperOffice DMS in PDF. | | | | |
Qualsiasi o tutte le pagine del documento possono essere denominati in modo dinamico. Inoltre, può essere conservato per ogni pagina del documento in modo individuale. Segna come tenendo premuto il tasto Maiusc per selezionare i documenti di scansione multipli o con il tasto Ctrl singoli documenti di scansione. Il nome del documento verrà quindi applicato solo a questo. | | | | |
Documenti cartacei scansiti possono essere salvati in diversi formati, come PDF / A, TIFF, JPG e BMP. | | | | |
A ciascuno di documenti cartacei digitalizzati impostazioni del colore individuali possono essere assegnati, come "colore", "scala di grigi", "bianco e nero", "seppia". | | | | |
Scansione di documenti possono essere ruotate manualmente o automaticamente per ottenere la posizione pagina corretta come "automatico", "girata di 90 gradi", "180 gradi", "270 gradi turno". | | | | |
Scansione di documenti possono essere ottimizzate automaticamente funzioni intelligenti, come "Crew rimozione automatica", "intensità Auto", "maggiore intensità", "grande campo", "effetto sfocato", "effetto Embiss". | | | | |
Tutte le modifiche e perfezionamenti al documento scansione vengono visualizzati in anteprima in tempo reale e possono sempre essere resettati. Questo include operazioni quali la luminosità e il contrasto, o la compressione per i formati di archiviazione supportati. | | | | |
Dopo che tutti i documenti sono stati acquisiti, elaborati, ottimizzato o corretto, è possibile determinare, infine, come i documenti devono essere conservati in una cartella documenti virtuali. | | | | |
| | | |
Per premere il tasto Stampa verrà creato uno screenshot della finestra attiva. Questa funzione in ogni applicazione Windows. | | | | |
Schermo di stampa può essere direttamente trasferito al Exchange e utilizzo di strumenti elettrici esistenti memorizzati in Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Schermo di stampa può essere convertiti in formato PDF e salvato in un file in Windows. | | | | |
La stampa schermo può essere stampato su qualsiasi stampante. | | | | |
La stampa schermo può anche essere passato direttamente in formato JPG negli appunti di Windows per un ulteriore uso. | | | | |
ScreencaptureConnect è attivo solo fino a quando si è connessi in Realify PaperOffice DMS e questo corre. Nel menu di avvio di Realify PaperOffice DMS si può scegliere, se ScreencaptureConnect dovrebbe essere attivo o inattivo inserendo o rimuovendo un segno di spunta. | | | | |
| | | |
OutlookConnect rileva automaticamente, se è installato Outlook, che versione che ha e crea automaticamente una connessione in tempo reale dal vivo. | | | | |
Realify PaperOffice DMS costruisce in accesso in tempo reale al calendario di Outlook locale, fornendo per quella via la possibilità di collegare le cartelle di documenti virtuali con gli appuntamenti, che vengono poi visualizzati in tempo reale nel calendario di Outlook. | | | | |
Realify PaperOffice DMS costruisce in accesso in tempo reale ai tuoi contatti di Outlook locali, fornendo per quella via la possibilità di collegare le cartelle di documenti virtuali con contatti, che vengono poi visualizzati in tempo reale in Outlook. | | | | |
| | | |
Vari documenti Office possono essere creati direttamente dal Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Documenti Office possono essere aperti a scelta nella cartella documento attualmente aperto, nella cartella documenti attualmente selezionata, in una nuova cartella documento o solo creato. | | | | |
Ogni nuovo documento di Office creato viene elaborato immediatamente dopo la creazione con FileOCRmax. | | | | |
| | | |
Nuove directory che possono essere definiti, monitorati dal monitoraggio cartella per i nuovi file in tempo reale. | | | | |
Per ciascuna cartella monitorata una o più regole possono essere attivate a seconda del tipo di monitoraggio. | | | | |
| | | |
File di test sono analizzati per codici di controllo XML e in caso di validità saranno elaborati. Come che il monitoraggio directory può occuparsi dei dati di controllo XML e passarli al parser XML, che elabora tutti i comandi e memorizzare i documenti desiderati completamente automatizzati in Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Basta aggiungere al documento codici di controllo XML stampati. Questi saranno riconosciuti, elaborati e poi rimosso dal documento. La fattura la stampa dal programma di controllo del materiale devono essere salvati automaticamente con il nome "La mia fattura RE54321" e assegnato alla categoria "fattura"? Nessun Problema. Basta aggiungere i codici di controllo XML e tutto sarà fatto automaticamente. | | | | |
Troverete tutte le possibili e sostenibili variabili codice di controllo XML e l'uso direttamente in Realify PaperOffice DMS HelpDesk https://www.paperoffice.com/?show=supportHelpDesk&catMain=10&&catSub=27 | | | | |
| | | |
È possibile aggiungere file dal file system direttamente al vassoio di raccolta a questo processo in seguito. | | | | |
È possibile eseguire la scansione attraverso i documenti cartacei modulo ScanConnect integrate e aggiungerli direttamente al vassoio di stoccaggio per elaborare in un secondo momento. | | | | |
Crea una nuova cartella documento vuoto, che viene aggiunto direttamente al vassoio di raccolta da modificare in seguito. | | | | |
Permette di eliminare gli elementi specifici, come "Tutte le voci contrassegnate", "Tutte le voci visibili" o tutti gli interventi di cliccare su "vassoio di stoccaggio vuota". | | | | |
Qui è possibile inviare la cartella documenti attraverso la rete e il lavoro di squadra direttamente ad altri utenti. La cartella documento verrà rimosso dal vassoio di stoccaggio dopo la spedizione ed è disponibile per il destinatario. Tutti gli oggetti che sono memorizzate nel vano portaoggetti, devono prima essere inseriti in una cartella documenti per inviare entro la rete utilizzando il vano portaoggetti. | | | | |
È possibile limitare la vista del vano portaoggetti a certi tipi di voci. | | | | |
È possibile limitare la vista del vano portaoggetti a periodi di tempo specifici | | | | |
Tutte le azioni oggetto di uso comune può essere raggiunto con un semplice pulsante destro del mouse tramite il menu contestuale. La tecnologia intelligente Realify RapidEdit (RET Realify) assicura in tal modo che tutti i requisiti specificati sono tenuti aggiornati. | | | | |
7 di 10 possibili funzioni | 9 di 10 possibili funzioni | | |
Realify PaperOffice DMS Exchange interagisce con altri moduli di importazione senza barriere. | | | | |
È possibile specificare se il nuovo oggetto da memorizzare deve essere conservato in una nuova cartella documento virtuale, se deve essere aggiunto in una cartella del documento virtuale esistente o se debba essere aggiunto alla vasca di raccolta Realify PaperOffice DMS. | | | | |
Il nome del file del documento salvato viene estratto automaticamente e verrà utilizzato come nome dell'oggetto per lo stoccaggio. Il nome del file si propone come il nome della cartella del documento. | | | | |
Esso può essere determinato, quali categorie si desidera associare con la nuova cartella documento virtuale. È possibile modificare la struttura di categoria all'interno Realify PaperOffice DMS e poi rileggere la finestra di dialogo di Exchange, anche durante il dialogo Exchange. | | | | |
Si desidera aggiungere il nuovo oggetto in una nuova cartella di documenti e di fornire con una categoria, che non esiste? Basta lasciare la finestra aperta di Exchange, passare a Realify PaperOffice DMS, apportare le modifiche necessarie nella gestione categoria e fare clic nella finestra di Exchange sul pulsante Ricarica nella selezione categoria: La nuova categoria creata è disponibile. Lo stesso funziona anche con la cartella documenti. | | | | |
Anche il tipo di cartella con i documenti è possibile definire nella finestra di Exchange e anche per installarlo, se si crea una nuova cartella con i documenti. | | | | |
Anche la data del documento è possibile definire nella finestra di dialogo Exchange e installarlo, se si crea una nuova cartella con i documenti. | | | | |
Anche il numero del documento è possibile definire nella finestra di dialogo Exchange e installarlo, se si crea una nuova cartella con i documenti. | | | | |
È possibile assegnare una nuova cartella con i documenti di uno o più contatti. Allo stesso tempo, Exchange può avere accesso ai tuoi contatti di Outlook, e li usa. | | | | |
Una volta che si assegna l'oggetto in categorie Exchange, tipi di cartelle con i documenti e la chiamò, si può decidere cosa fare con l'oggetto più lontano. | | | | |
1 di 3 possibili funzioni | 2 di 3 possibili funzioni | | |
Sie können Dokumente und Kategoriestrukturen direkt von ELOoffice importieren. Dazu wählen Sie einfach den Pfad zu der gewünschten MDB-Datenbank, legen optional individuelle Optionen fest, geben einen Archivnamen ein und starten den Importvorgang. ImportConnect erstellt automatisch ein neues Archiv in der aktuellen Realify PaperOffice Datenbank, liest die ELOoffice Daten ein und speichert diese als fertige Dokumentmappen in das neue Archiv. Bei sehr großen Datenstämmen oder falls Komplikationen während des Imports auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an Ihren Realify PaperOffice Partner. (ELOoffice ist eine Marke der ELO Digital Office GmbH Deutschland) | | | | |
Sie können Dokumente und Ordnerstrukturen direkt aus Ihrem Windows-Explorer importieren. Dazu wählen Sie einfach den Pfad zu dem zu importierenden Ordner, legen optional individuelle Optionen fest, geben einen Archivnamen ein und starten den Importvorgang. ImportConnect erstellt automatisch ein neues Archiv in der aktuellen Realify PaperOffice Datenbank, liest die Ordnerstruktur-Daten ein und speichert diese als fertige Dokumentmappen in das neue Archiv. Bei sehr großen Datenstämmen oder falls Komplikationen während des Imports auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an Ihren Realify PaperOffice Partner. | | | | |
Sie können Dokumente und Kategoriestrukturen direkt von PaperPort importieren. Dazu wählen Sie einfach den Pfad zum PaperPort-Verzeichnis, legen optional individuelle Optionen fest, geben einen Archivnamen ein und starten den Importvorgang. ImportConnect erstellt automatisch ein neues Archiv in der aktuellen Realify PaperOffice Datenbank, liest die PaperPort-Dateien ein und speichert diese als fertige Dokumentmappen in das neue Archiv. Bei sehr großen Datenstämmen oder falls Komplikationen während des Imports auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an Ihren Realify PaperOffice Partner. (PaperPort ist eine Marke der Nuance Communications, Inc.) | | | | |
| | | |
Das standardmässige Windows-Explorer Kontexmenü wird um den Punkt „in Realify PaperOffice aufnehmen“ erweitert. Nachdem eine oder mehrere Dateien markiert wurden, lassen sich so schnell neue Dateien aus dem Windows-Explorer in Realify PaperOffice speichern. | | | | |
Der Punkt „Arbeitsplatz“ des Windows-Explorers wird um das virtuelle Laufwerk "Realify ExplorerConnect" erweitert. So werden alle Dateien, welche in diesem Laufwerk gespeichert werden, in Realify PaperOffice gespeichert. | | | | |
Alle über den ExplorerConnect aufgenommenen Dateien werden an das Exchange-Modul übergeben und können dort schon vor der Speicherung in Realify PaperOffice umfangreich benannt, kategorisiert, mit Kontakten verknüpft und verschlagwortet werden. | | | | |
|
4 di 7 possibili funzioni | 6 di 7 possibili funzioni | | |
Si può liberamente modificare l'albero di categoria e adattarsi alle vostre esigenze, e le categorie possono essere assegnati funzioni aggiuntive. | | | | |
Questo è il numero massimo di diverse categorie che possono Realify PaperOffice DMS gestire. | | | | |
Gestisci le tue categorie liberamente nella gestione del calendario, rinominarli, creare principali e sottocategorie, nonché automatiche categorie, come A-Z, sequenza di numeri o da gennaio a dicembre. | | | | |
Fornire singole categorie con icone colorate per una vista migliore, o singoli temi. | | | | |
Qui puoi impostare che di Realify PaperOffice DMS creato gli utenti hanno accesso a determinate categorie e che è no. In questa categoria, a cui l'utente ha accesso non specificato e automaticamente scompare. | | | | |
Le cartelle virtuali con i documenti possono essere associati automaticamente con questa opzione (link alla cartella Documenti) con uno dei contatti precedentemente stabilito Realify PaperOffice DMS, non appena viene assegnato a una categoria specifica. | | | | |
Indipendentemente dal fatto che la somministrazione di beni immobili o di veicoli, Realify PaperOffice DMS offre già preparato la struttura delle categorie che possono essere facilmente importati nella vostra struttura. In alternativa, è possibile esportare la struttura esistente in un'altra Realify PaperOffice DMS installazione. | | | | |
| | | |
Tutti i campi personalizzati auto-creati sono disponibili direttamente nella cartella documento virtuale. | | | | |
La ricerca avanzata rileva automaticamente se sono stati creati campi personalizzati e offre una ricerca mirata in questi campi. | | | | |
Gestione campi personalizzati | | | | |
È possibile creare molti come si desidera campi personalizzati e gestirli. | | | | |
Il nome per i campi definiti dall'utente può essere scelto liberamente e verrà utilizzato in seguito in tutta la Realify PaperOffice DMS così. | | | | |
Può essere predefinito, il tipo di voci deve essere nel nuovo campo. (Testo: qualsiasi ingresso è consentito, i numeri: solo cifre intere autorizzati, quantità: gli importi sono ammessi, data: solo le voci di data sono permessi, il numero automatica: sono ammessi solo numeri) | | | | |
Se il nuovo campo già riempito con un valore, questo può essere impostato in anticipo (testo, numeri, quantità). | | | | |
Archivi personalizzati appartiene per impostazione predefinita solo per l'archivio corrente. A comando possono essere resi disponibili anche in tutti gli archivi disponibili del database corrente. | | | | |
I campi personalizzati per impostazione predefinita sempre disponibili e visibili. Tuttavia, se non avete bisogno di un campo particolare in una vista particolare categoria, in modo da poter nascondere questo campo lì. Il campo nell'elenco cartella documenti verrà automaticamente sostituito dal seguente: scatola. | | | | |
3 di 9 possibili funzioni | 8 di 9 possibili funzioni | 8 di 9 possibili funzioni | 8 di 9 possibili funzioni |
Le miniature di documenti sono direttamente creati e memorizzati in un database interno separato per la visualizzazione alla velocità della luce. Così Realify PaperOffice DMS può già esibire il documento senza aprire il documento originale desiderato. | | | | |
I documenti vengono elaborati automaticamente e smontati nel suo testo grezzo. Questo processo avviene in modo trasparente in background. | | | | |
Riconosciuto il testo grezzo OCR è perfettamente catalogato e conservato per velocità della luce ricerca full-text in una speciale memoria ad alte prestazioni. | | | | |
Il riconoscimento del linguaggio documenti può essere automatico o personalizzato. Così, anche i documenti che sono già stati "automaticamente" il testo riconosciuto, può essere riconosciuto manualmente con linguaggio specifico in seguito - FileOCRmax ottimizzare e aggiornare automaticamente l'OCR in quella lingua. | | | | |
Il testo grezzo OCR riconosciuto viene abbinato con ampi dizionari di settore e corretto. Questo garantisce risultati perfetti per specifiche ricerche con parole chiave anche nei documenti difficili. I dizionari di settore vengono aggiornati da zone come generale, medicina, legge, dell'industria e della finanza. | | | | |
La tecnologia brevettata FileOCR riconoscere anche il testo OCR con set di caratteri speciali internazionali, come il cirillico, arabo, asiatico. Per ottenere risultati perfetti i documenti riconosciuti vengono corretti automaticamente in ortografia - in più di 160 lingue. | | | | |
Documenti elaborati FileOCRmax inoltre disponibili come documenti con la ricerca immobili e il formato PDF/A, PDF/A formato è il formato ufficiale del formato PDF, che è richiesto per l'archiviazione a lungo termine. Qui, il testo riconosciuto sarà posto sulla parte superiore del documento originale, kchto significa che il documento sembra assolutamente identica al documento originale, ma è possibile contrassegnare qualsiasi pezzo di testo e copiarlo. Naturalmente, è possibile utilizzare anche la ricerca interno per trovare i frammenti di testo in formato PDF. | | | | |
Documenti elaborati FileOCRmax fornisce ulteriori file Word modificabili. Viene memorizzato nella forma originale, a seconda della complessità. È possibile modificare il documento di origine confortevole in Word, a prescindere dal fatto che il documento cartaceo in precedenza o il file. | | | | |
Elaborato con FileOCRmax I documenti vengono forniti in aggiunta, come file di testo formattati. Qui, il layout originale viene mantenuto in funzione della complessità e il testo è formattato. | | | | |
| | | |
È possibile creare altrettanti luoghi reali di stoccaggio come si vuole, per esempio, sono in ufficio o azienda. Alcune denominazioni possono essere scelti a vostra discrezione. | | | | |
Schedari creati possono essere suddivisi in un numero illimitato di cartelle. | | | | |
Con stoccaggio armadi possono essere suddivisi automaticamente in registri A-Z. | | | | |
È possibile visualizzare nella vista gestore tutte le cartelle con i documenti disponibili in base alla loro posizione di archiviazione originale, per controllare velocemente come il documento originale è stato salvato in una cartella con i documenti. | | | | |
|
| | | |
Sie können beliebig viele eigene Formulare mit dem FormularDesigner zur Verfügung stellen. Alle erstellten Formulare werden in der zentralen Realify PaperOffice Datenbank abgespeichert und stehen allen Benutzern auf Wunsch zur Verfügung. Alle bereits angelegten Formulare werden in der Auswahlbox aufgelistet und können dort umbenannt, gelöscht oder per Aufruf bearbeitet werden. | | | | |
Sie können Dokumentmappen-Vorlagen erstellen und so pro Vorlage festlegen, welche Formulare diese Vorlage enthalten soll. In der Vorlagenerstellung können Sie solche Vorlagen bilden, frei benennen und benötigte Formulare an- oder abwählen. Anschliessend stehen Ihnen die selbst erstellten Vorlagen als Dokumetmappenvorlage zur Verfügung. | | | | |
Sobald Sie erste eigene Vorlagen angelegt haben, können Sie Dokumentmappen aus Vorlagen erstellen, was bedeutet, dass nur die vorher festgelegte Formulare angezeigt werden (z.B. Eigenschaften, Kalender, Berechtigungen und das selbst erstellte Formular „Vertragsverwaltung“). Sollten Sie dennoch andere Formulare benötigen, so können diese dynamisch nachgeladen werden ohne die Dokumentmappe erneut zu öffnen. | | | | |
Einmal erstellte Formulare können leicht exportiert und in eine andere Realify PaperOffice Datenbank importiert werden. So können Sie z.B. bereits erstellte Formulare anderen Benutzern zur Verfügung stellen oder in eine andere Realify PaperOffice Datenbank importieren. | | | | |
Exklusiv für Nutzer von Realify PaperOffice Corporate stehen diverse fertige Formulare für den Import zur Verfügung. Diese Formulare sind für die verschiedensten Branchen und Einsatzgebiete erstellt worden und stehen im Downloadbereich unter www.paperoffice.com kostenlos zur Verfügung.
Selbstverständlich können Sie auch selbst erstellte Formulare einreichen, welche wir gerne anderen Benutzern wiederum zur Verfügung stellen. | | | | |
Selbst erstellte Formulare können direkt in der Dokumentmappe integriert werden. Dabei ist Formulargrösse immer 730 Pixel breit und 460 Pixel hoch. Diese Abmessungen entsprechen exakt dem Bearbeitungbereich im FormularDesigner, so dass Sie sich um die Arbeitsfläche keine Gedanken machen müssen. | | | | |
Der FormularDesigner kann für dafür vorgesehene Felder sogar Daten aus externen Datenbanken anfordern. Das kann z.B. die eigene Realify PaperOffice Datenbank, Exchange, Outlook oder sogar Ihr ERP System sein. Sie benötigen für den Verbindungsaufbau einen Connection-String, welcher die gewünschte Authorisierung beinhaltet. Danach können mit SQL-Befehlen jegliche Informationen aus der externen Datenbank geholt und in dem neuen Formular-Feld dargestellt werden. Des Weiteren können Sie explizit die Felder auswählen, welche die Abfrage zurückgegeben hat und ein eindeutiges ID-Feld deklarieren. | | | | |
Jedes Feld kann über das Kontextmenu mit individuellen Schriftart, Schriftstil, Schriftgrösse und weiteren Schriftoptionen versehen werden. | | | | |
Jedes Feld kann sichtbar oder unsichtbar gesetzt werden um so z.B. mit unsichtbaren Feldern zu arbeiten. Über das Kontextmenu kann der jeweilige Status gesetzt werden. | | | | |
Textfelder können alle Arten von freiem Text aufnehmen und speichern. | | | | |
Diese Felder bieten bestimmte Werte zur Auswahl an, wobei zusätzlich zu den vorhandenen Werten auch ein eigener Wert frei eingegeben werden kann. Dabei werden vordefinierte Listenwerte aufgelistet und auf Wunsch ein bestimmter Listenwert als Standard bereits ausgewählt. Diese Listenwerte können manuell angelegt oder aus einer externen Datenbank eingelesen werden. | | | | |
Diese Felder bieten bestimmte Werte zur Auswahl, es kann kein eigener Wert eingegeben werden. Dabei werden vordefinierte Listenwerte aufgelistet und, auf Wunsch, ein bestimmter Listenwert als Standard bereits ausgewählt. Diese Listenwerte können manuell angelegt oder aus einer externen Datenbank eingelesen werden. | | | | |
Diese Felder arbeiten wie Checkboxen und bieten den Zustand aktiviert oder nicht aktiviert an. Der Standardzustand kann frei definiert werden. | | | | |
Diese Felder erzeugen einen Datums-Picker, mit welchem Sie ein bestimmtes Datum auswählen können, dieses Datum wird dann im Standard-Datumsformat in das Feld geschrieben. Es kann des Weiteren vordefiniert werden, welches Datum bereits ausgewählt ist. | | | | |
Diese Felder haben keine technische Funktion oder Eingabemöglichkeit und dienen lediglich zur Beschriftung Ihrer Formular-Felder. | | | | |
Diese Felder listen bestimmte Werte auf, welche dann ausgewählt werden können. Dabei werden vordefinierte Listenwerte aufgelistet und, auf Wunsch, ein bestimmter Listenwert als Standard bereits ausgewählt. Diese Listenwerte können manuell angelegt oder aus einer externen Datenbank eingelesen werden. | | | | |
Diese Felder bieten die Möglichkeit, bestimmte numerische Werte durch einen Schieberegler darzustellen. Dabei können der Minimalwert sowie der Maximalwert eingestellt und ein Standardwert definiert werden. | | | | |
| | | |
Erstellte Reports können auf jede Dokumentmappe angewendet werden, welche sich in der Dokumentmappenliste befindet. | | | | |
Jeder dynamisch erzeugte Report kann direkt auf verfügbare Felder der markierten Dokumentmappe zugreifen und diesen Inhalt direkt im erstellten Report ausgeben. Des Weiteren kann auf jedes Feld zugegriffen werden, welches über den FormularDesigner erstellt wurde. | | | | |
Durch den offenen Einsatz von HTML & CSS ergeben sich unbegrenzte Reportgestaltungsmöglichkeiten. Reports können so umfangreich z.B. mit jedem gängigen Webbearbeitungsprogramm oder mit einem reinen Texteditor erstellt werden. Dabei können Textelemente genauso eingebunden werden, wie Grafiken, Bilder oder Barcodes. | | | | |
Erzeugte Reports können noch vor dem Ausdruck oder Übergabe an andere Programme direkt im Formular bearbeitet und vervollständigt werden. | | | | |
Jeder Report kann nach der Erzeugung und evtl. Bearbeitung nochmals in der Druckvorschau aufgerufen und eingesehen werden. | | | | |
Erzeugte Reports können problemlos ausgedruckt oder direkt in Realify PaperOffice archiviert werden. | | | | |
|
7 di 10 possibili funzioni | 8 di 10 possibili funzioni | 9 di 10 possibili funzioni | |
Tutti i documenti presenti nella cartella attualmente visualizzati nell'elenco delle cartelle, un documento possono essere filtrati ampiamente per limitare il numero di cartelle visualizzate con i documenti. | | | | |
Tutte le cartelle di documenti visualizzati nell'elenco delle cartelle di documenti possono essere ampiamente raggruppate per limitare il numero di cartelle di documenti visualizzati. | | | | |
È possibile selezionare i campi, che appare nella lista cartella documenti. Così alcuni campi possono essere attivati e disattivati. | | | | |
Crea un elenco di elenco di cartelle documento corrente, che può essere stampato nel anteprima di stampa integrato. | | | | |
Se avete creato un campo personalizzato per la cartella con i documenti, che possono essere visualizzati in modo dinamico nell'elenco delle cartelle con i documenti. Elenco delle cartelle di documenti riconosce automaticamente il numero di campi definiti dall'utente sono disponibili, così come se essi dovrebbero essere disponibili nella categoria corrente. | | | | |
Naturalmente, la sequenza e la larghezza di ogni campo possono essere regolate e salvate liberamente per ottenere un elenco perfettamente personalizzata. | | | | |
Il definita nella cartella documenti marcatura visivo e il colore viene trasferito direttamente alla lista delle cartelle dei documenti, e il display regolata individualmente. | | | | |
Una cartella documento può essere visualizzato già spacco nella lista cartella documenti nei loro singoli oggetti. La struttura dei menu utilizzato per questo scopo è già a colpo d'occhio quali oggetti sono presentati nella cartella documenti e visualizza gli oggetti pertinenti clic del mouse direttamente in FlipView. Oggetti con versione vengono anche elencate con i vari tipi di versione e visualizzati. | | | | |
Una volta di più cartelle di documenti sono contrassegnati, in modo che le anteprime di tutte le cartelle di documenti selezionati vengono caricati e visualizzati nella FlipView. Così è possibile visualizzare rapidamente e facilmente gli elementi specifici da varie cartelle di documenti. | | | | |
Tutte le azioni cartella documenti utilizzati di frequente sono accessibili con un semplice tasto destro del mouse tramite il menu contestuale. La tecnologia intelligente Realify RapidEdit (RET Realify) assicura in tal modo che tutti i requisiti specificati sono tenuti aggiornati. | | | | |
7 di 8 possibili funzioni | 7 di 8 possibili funzioni | | |
Ogni oggetto in Realify PaperOffice DMS perfettamente conservato è indicizzato e catalogato dal testo di decomposizione grezzo. Con l'aiuto di tecnologie di accelerazione complessi, come integrato tutto Smart Cache Booster viene ricercato in tempo reale, completamente indipendente dal supporto originale (carta, file PDF, stampa, trasferimento ERP, ...) e il tipo di supporto (oggetto, cartella documenti, appuntamento, contatto, email, ...). | | | | |
Più parole differenti sono combinati con un'operazione AND intelligente e fornitura in ulteriore contenimento dei risultati ancora migliori risultati. | | | | |
Essa ricerca automaticamente dopo tutte le informazioni memorizzate in Realify PaperOffice DMS come le cartelle di documenti, oggetti cartella documenti, calendario e voci dei contatti. | | | | |
Bereits in der Live-Stichwortsuche werden schon im Suchergebnis die Vorschau des gefundenen Treffers angezeigt. Sollte es sich bei dem Treffer um ein Dokumentmappen-Objekt handeln, wird sogar eine Vorschau des Objektes angezeigt insofern dies verfügbar ist. Bei Dokumentmappen wird die entsprechende visuelle Kennzeichnung angezeigt und bietet eine Identifizierung auf einen Blick. | | | | |
Im Suchergebnis wird direkt angezeigt, wer gefundene Dokumentmappen zuletzt und zu welchem Datum geändert hat. | | | | |
Mit einfachem Klick auf den Suchergebnis-Eintrag wird der jeweilige Eintrag geöffnet. Dabei steuert die Live-Stichwortsuche automatisch, um welche Trefferart es sich handelt und leitet zur passenden Anzeige weiter. So werden z.B. gefundene Treffer im Kalender auch direkt im Kalender angezeigt oder gefundene Treffer im OCR-Text öffnen sofort das jeweilige Dokumentmappen-Objekt mit der Textpassage | | | | |
Um die Suche noch weiter zu vertiefen oder einzugrenzen, kann das Suchergebnis an die erweiterte Suche übergeben werden, in welcher die Suchergebnisse noch weiter nach z.B. Datumsangaben, Benutzer, benutzerdefinierten Felder gefiltert werden kann. | | | | |
Gefundene Stichwörter in Volltexten werden farblich markiert und als Fließtext dargestellt, um sofort im Suchergebnis den Satz einzusehen und den Kontext zu verdeutlichen. | | | | |
| | | |
Sie können eine Suche definieren, diese abspeichern, frei benennen und anschliessend jederzeit über den Punkt „Gespeicherte Suchen“ ausführen, um so doppelte Arbeit zu vermeiden. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Dokumentmappen- Namen durch. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche von dem ausgewählten Benutzer erstellt wurden. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche ein passendes Belegdatum, entsprechend den Suchangaben, haben. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche über den ausgewählten Status verfügen. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche sich in dem ausgewählten Suchort befinden. | | | | |
Führt eine Volltext- Suche durch und zeigt alle Dokumentmappen an, welche über Objekte verfügt, die über diesen Suchbegriff verfügen. | | | | |
Diese Volltex- Suche versucht Objekte zu finden, welche gleichklingende Wörter vorweisen. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche sich in den ausgewählten Suchorten befinden. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Dokumentmappen- Namen durch. | | | | |
Führt die Suche nach einer bestimmten Dokumentmappen- Belegnummer durch. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Dokumentmappen- Betrag durch. | | | | |
Führt die Suche nach einer bestimmten Dokumentmappen-Objekt-ID durch. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Dokumentmappen- Schlüsselwort durch. | | | | |
Führt die Suche nach einer bestimmten Dokumentmappen- Kategorie durch. | | | | |
Führt die Suche nach einer bestimmten Dokumentmappen- Belegnummer durch. | | | | |
Führt die Suche nach einem bestimmten Wort in der OCR-Texterkennung durch. | | | | |
Grenzt das Suchergebnis auf Dokumentmappen ein, welche sich in den ausgewählten Suchorten befinden. | | | | |
6 di 13 possibili funzioni | 7 di 13 possibili funzioni | | |
Ci viene visualizzata l'albero delle categorie, cui è stato creato in precedenza. Una volta che vi è una categoria è selezionata, tutte le cartelle di documenti vengono caricati nell'elenco delle cartelle di documenti, che sono stati assegnati a quella categoria. Il campo di ricerca integrato consente di cercare rapidamente per categorie specifiche. | | | | |
È possibile limitare l'intero schermo categoria albero su categorie selezionate. Una volta che il filtro di categoria è attivo, solo le categorie selezionate vengono visualizzati e nascondere gli altri. | | | | |
Legt die Startkategorie fest, welche angezeigt wird sobald Sie Realify PaperOffice starten. Sollte keine Startkategorie festgesetzt worden sein, so werden alle im Archiv verfügbaren Dokumentmappen angezeigt. | | | | |
Erzeugt einen Hyperlink, welcher auf diese Kategorie zeigt. Dieser Hyperlink wird in die Windows-Zwischenablage kopiert und kann in jede beliebige Anwendung eingefügt werden. Per Klick auf diesen Hyperlink wird die Kategorie in Realify PaperOffice direkt aufgerufen. Der Hyperlink-Empfänger muss in Realify PaperOffice angemeldet sein und über die Berechtigung verfügen diese Kategorie aufzurufen. | | | | |
Es werden alle verfügbaren Dokumentmappen- Namen aufgelistet, wobei gleiche Dokumentmappen- Namen automatisch gruppiert werden. Sobald dort ein Dokumentmappen-Name ausgewählt wird, werden alle Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste geladen, welche über diesen Namen verfügen. Das integrierte Suchfeld lässt Sie schnell nach bestimmten Dokumentmappen- Namen suchen. | | | | |
Es werden alle verfügbaren Dokumentmappen- Arten aufgelistet, welche bereits angelegt wurden. Sobald dort eine Dokumentmappen- Art ausgewählt wird, werden alle Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste geladen, welche dieser Dokumentmappen- Art primär oder sekundär zugewiesen wurden. Das integrierte Suchfeld lässt Sie schnell nach bestimmten Dokumentmappen- Namen suchen. | | | | |
Es werden alle verfügbaren Dokumentmappen- Statuszustände aufgelistet, welche bereits angelegt wurden. Sobald dort ein Dokumentmappen- Status ausgewählt wird, werden alle Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste geladen, welche diesem Dokumentmappen- Status zugewiesen wurden. | | | | |
Es werden alle verfügbaren Dokumentmappen aufgelistet, welche als „in Bearbeitung“ markiert wurden. Sobald dort eine Dokumentmappe ausgewählt wird, wird diese Dokumentmappe in der Dokumentmappenliste geladen. | | | | |
Es werden die möglichen Erledigungsoptionen für alle angelegten Benutzer angezeigt. Dabei kann gezielt ausgewählt werden, welcher Benutzer für welchen Benutzer Dokumentmappen als „Erledigen bis“ markiert hat. Des Weiteren kann die Anzeige nach bereits "erledigten" Dokumentmappen und noch "unerledigten" Dokumentmappen gefiltert werden. | | | | |
Es werden alle möglichen Zeiträume aufgelistet, in welchen die Dokumentmappen mit Datumsangaben versehen wurden. Sobald ein Zeitraum ausgewählt wird, werden alle Dokumentmappen geladen, welche über ein Belegdatum innerhalb dieser Zeitspanne verfügen. (Jahr, Monat, Kalenderwoche) | | | | |
Es werden alle verfügbaren Originalablageorte aufgelistet, in welchen mindestens eine Dokumentmappe vorhanden ist. Dabei werden leere Originalablageorte automatisch ausgeblendet. Das integrierte Suchfeld lässt Sie schnell nach bestimmten Originalablageorten suchen. | | | | |
Es werden alle Kontakte aufgelistet, welche mit mindestens einer Dokumentmappe verknüpft wurden. Sobald ein Kontakt ausgewählt wird, werden alle mit diesem Kontakt verknüpften Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste geladen. Das integrierte Suchfeld lässt Sie schnell nach bestimmten Kontakten suchen. Des Weiteren kann ausgewählt werden, ob die Kontakteinträge nach Firmenname/Person oder nach Ansprechpartner angezeigt werden. | | | | |
Es wird die Termin- und Wiedervorlageverwaltung geladen, welche alle Dokumentmappen enthält, denen mindestens ein Termin oder Wiedervorlage zugewiesen wurde. | | | | |
11 di 13 possibili funzioni | 11 di 13 possibili funzioni | | |
Die mit der Dokumentmappe verknüpften Kontakte werden direkt aufgelistet. Von hier aus lässt sich, ohne die Dokumentmappe verlassen zu müssen, der verknüpfte Kontakt öffnen, alle Dokumentmappen von diesem Kontakt anzeigen lassen, eine neue Email schreiben oder über die Windows-Wahlhilfe ein Telefonanruf auslösen. | | | | |
Die zu der Dokumentmappe hinterlegten Notizen werden direkt angezeigt. | | | | |
Sobald eine Dokumentmappe ausgecheckt und verteilt wurde, wird hier der bisherige Dokumentmappenverlauf angezeigt. Hier wird visuell dargestellt, welcher Benutzer in welcher Reihenfolge über die Dokumentmappe verfügt hat. | | | | |
Alle in der aktuell markierten Dokumentmappe enthaltenen Objekte werden als Bildvorschau direkt angezeigt. Der intelligente SmartCacheBooster stellt sicher, dass alle Vorschaubilder durch FileOCRmax garantiert bereitstehen, sobald die Vorschau angezeigt werden sollte. Das spart nicht nur Zeit sondern auch Ressourcen, da Vorschaubilder nur einmal erstellt werden müssen, was aber transparent im Hintergrund geschieht. | | | | |
Die Objektvorschau kann jederzeit per Mausklick maximiert und so die Dokumentmappen- Liste ausgeblendet werden. | | | | |
Die Objektvorschau wird standardmäßig als FlipView dargestellt. Das FlipView bietet zudem die Möglichkeit im Vollbildmodus zu arbeiten. | | | | |
Die Objektvorschau erfolgt als Miniaturansicht der einzelnen Objektvorschauen, wobei das Vorschaubild im Vordergrund steht. Dabei kann die Vorschaubildgrösse per Schieberegler stufenlos verändert werden. | | | | |
Die Objektvorschau erfolgt als Listenansicht, wobei die Auflistung im Vordergrund steht. | | | | |
Der erkannte OCR-Text des markierten Objektes wird hier direkt angezeigt. Zudem können Sie über die integrierte Suchfunktion nach bestimmten Textpassagen suchen, welche dann farblich hervorgehoben werden. | | | | |
Exportiert und speichert das markierte Objekt unverschlüsselt im Originalformat im Windows-Dateisystem. | | | | |
Exportiert ausgewählte Objekte der aktuellen Dokumentmappe im unverschlüsselten Originalformat | | | | |
Versendet markierte oder alle in der Dokumentmappe befindlichen Objekte per Outlook oder Email. | | | | |
Tutte le azioni oggetto di uso comune può essere raggiunto con un semplice pulsante destro del mouse tramite il menu contestuale. La tecnologia intelligente Realify RapidEdit (RET Realify) assicura in tal modo che tutti i requisiti specificati sono tenuti aggiornati. | | | | |
|
3 di 5 possibili funzioni | 4 di 5 possibili funzioni | | |
Realify PaperOffice kümmert sich automatisch um alle MDB-Datenbankvorgänge. Alle dazu benötigten Dateien werden im MDB-Datenbankordner gespeichert, welchen Sie regelmässig sichern sollten. Dieser MDB-Datenbankordner enthält eine Datei „daten.mdb“, welche alle zentralen Realify PaperOffice Daten beinhaltet. Alle Vorschaubilder werden in der Datei „thumbs.mdb“ zentral gespeichert. Die gespeicherten Dateien werden in den beiden Unterordnern „scans“ und „files“ gespeichert. | | | | |
Der MDB-Datenbankordner kann sowohl lokal als auch im Netzwerk, Server oder NAS-Laufwerk gespeichert sein. Wählen Sie in Realify PaperOffice einfach „Datenbank auswählen“, dann den Pfad zur im Netzwerk gespeicherten MDB-Datenbank und Sie arbeiten ab sofort im Netzwerk. Führen Sie diesen Vorgang auf allen PCs im Netzwerk durch, um gleichzeitig gemeinsam auf eine Realify PaperOffice Datenbank zuzugreifen und im Team zu arbeiten. Je nach Edition unterstützt Realify PaperOffice eine maximale Benutzeranzahl. | | | | |
Alle in Realify PaperOffice gespeicherten Dateien werden in MDB-Datenbankordern in 2 Unterordnern organisiert und abgespeichert. Dabei können diese Dateien wahlweise verschlüsselt oder unverschlüsselt gespeichert werden. Vorhandene verschlüsselte Dateien können nicht aus dem Windows-Explorer heraus geöffnet werden, werden aber sichtbar im Windows-Explorer aufgelistet. | | | | |
Je nach Version unterstüzt die MDB-Datenspeicherung eine maximale Anzahl von Dokumentmappen. | | | | |
Sie können als automatischen Prozess festlegen, ob die MDB-Datenbank in bestimmten Intervallen automatisch komprimiert werden soll. | | | | |
2 di 4 possibili funzioni | 3 di 4 possibili funzioni | | |
Hier können Sie eine neue leere Datenbank für Realify PaperOffice anlegen. Dabei unterstützt die Datenbankverwaltung die Erstellung auf dem lokalen PC, Server, NAS-Laufwerken und Netzwerk-Shares. | | | | |
Listet alle verfügbaren und mit Realify PaperOffice erstellten MDB-Datenbanken auf und bietet die Möglichkeit zur Umbenennung. Hier können auch nicht mehr benötigte Einträge gelöscht werden. Die eigentliche MDB-Datenbank wird nicht mitgelöscht und muss, bei Bedarf, manuell entfernt werden. Je nach Realify PaperOffice Editionen können eine oder mehrere Datenbanken verwaltet werden. | | | | |
Liefert Detailinformationen über die aktuelle Realify PaperOffice Datenbank, Anzahl der einzelnen Dokumentmappenobjekte, Datenbankgrössen und aktuellen Speicherpfad dieser Datenbank. | | | | |
Verbinden Sie eine andere Realify PaperOffice Datenbank, um mit dieser zu arbeiten. Diese Realify PaperOffice Datenbank wird dann unter verfügbare Datenbanken aufgeführt und kann ab diesem Zeitpunkt schon im Anmeldebildschirm ausgewählt werden. | | | | |
| | | |
Wählen Sie diesen Punkt, wenn eine Datensicherung auf Ihrer Festplatte oder einem Netzwerkspeicherort wie z.B. Server oder NAS-Laufwerk erfolgen soll. | | | | |
Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Datensicherung automatisch durchführen möchten. Dabei stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. | | | | |
| | | |
Realify PaperOffice kümmert sich automatisch um alle SQL-Datenbankvorgänge. Dabei werden alle Informationen und auch Dateien in einer zentralen SQL-Datenbank gespeichert, welche Sie regelmäßig sichern oder replizieren sollten. | | | | |
Die SQL kann sowohl lokal als auch im Netzwerk installiert werden. Die Einrichtung der SQL-Datenbank übernimmt für Sie der SQL-Datenbankmanager, welcher alle notwendigen Konfigurationen und Einstellungen selbstständig vornimmt. Verbinden Sie durch Hilfe des Datenbankmanagers alle PCs im Netzwerk mit der SQL-Datenbank um gleichzeitig zuzugreifen und im Team zu arbeiten. Die maximale Anzahl von Dokumentmappen ist zwar nicht begrenzt, sollte aber bei Performanceverminderung auf mehrere SQL-Datenbanken verteilt oder geclustert werden. In der Regel können diese ab ca. 12 Millionen Dokumentmappen auftreten. | | | | |
Die SQL-Datenspeicherung verwendet vollständig die Stealth&Secure Technologie für eine perfekte Datensicherheit und unknackbare Datenspeicherung. Alle Dateien werden vollkommen unsichtbar in der SQL-Datenbank hochverschlüsselt gespeichert. | | | | |
Die SQL-Datenspeicherung verwendet vollständig die revisionssichere Versionierung für eine perfekte revisionssichere Datenspeicherung, welche alle rechtlichen- und gesetzlichen Vorgaben im Höchstmaß einhält. Natürlich wird die Versionshistorie automatisch unterstützt. | | | | |
Alle Dateien und Dokumente werden revisionssicher in Realify PaperOffice gespeichert und halten die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Höchstmaß ein. Alle Daten werden revisionssicher gespeichert. | | | | |
Alle Dateien und Dokumente werden revisionssicher in Realify PaperOffice versioniert und halten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Höchstmaß ein. Das Originaldokument kann nicht verändert werden. | | | | |
Die SQL-Datenspeicherung unterstützt vollständig SQL-Replikationsdatenbanken für eine maximale Ressourcensicherung oder die Vernetzung über mehrere Standorte. | | | | |
Durch die integrierte RSPS-Technologie (Realify Secure Personal Server) können Sie sogar Realify PaperOffice mit SQL-Server verbinden, welche sich ausserhalb Ihres Netzwerkes befinden. Sie möchten einen eigenen privaten Server in einem hochleistungs-Rechenzentrum, auf welchen alle Realify PaperOffice Daten gespeichert und für alle Realify PaperOffice Benutzer verfügbar sind, ganz egal wo diese sich gerade befinden? Mit der RSPS-Technolgie ist ein solches Szenario unkompliziert realisiert. | | | | |
Zertifizierte und vorkonfigurierte RSP-Server werden direkt durch Realify Systems angeboten. Diese RSP-Server sind vollkommen vorkonfiguriert und für beste Performance optimiert worden. RSP-Server werden mit verschiedenen Hardware- und Festplattenspeicherkonfigurationen angeboten. In Kooperation mit dem deutschen Provider Host Europe (www.hosteurope.de) befinden sich alle durch Realify Systems zertifizierten RSP-Server aus Datensicherheitsgründen ausschliesslich in Deutschland (Standort: Rechenzentrum Host Europe). | | | | |
| | | |
Der Datenbankmanager führt Sie bequem und schnell durch die notwendigen Einstellungen durch und fragt einmalig die für die Einrichtung benötigten Stammdaten ab. | | | | |
Alle Datenbankserver-Einstellungen werden vom Realify PaperOffice Datenbankmanager vollautomatisch durchgeführt, um eine perfekte und hocheffiziente Basis für Realify PaperOffice im SQL-Modus sicherzustellen. | | | | |
Für die Administration und Verwaltung von optimierten Datenbanken für Realify PaperOffice gibt es kein Limit. So können beliebig viele Datenbanken parallel angelegt, bearbeitet und für die Datenspeicherung aktiviert werden. | | | | |
| | | |
Die revisionssichere Versionierung erzeugt einen einmaligen Fingerabdruck für jedes in Realify PaperOffice gespeicherte Objekt. Das so erstellte Objekt wird bei der ersten Bearbeitung in diesem Originalzustand eingefroren und bleibt auch bei allen weiteren Veränderungen immer revisonssicher unangetastet. | | | | |
Sobald ein in Realify PaperOffice gespeichetes Objekt verändert wird, greift die automatische Fingerabdruck-Überwachung und stellt diese Änderungen fest. Diese Funktion wird automatisch aktiviert, sobald ein Objekt geöffnet wird und überwacht den Vorgang transparent im Hintegrund. | | | | |
Versionsnummern werden bei Mehrfach-Veränderungen automatisch hochgezählt und höhere Versionsbeschriftung vorgeschlagen. | | | | |
Sobald eine neue Version erstellt wird, kann zu jeder Änderung in der Versionskontrolle ein umfangreicher Vermerk über die Änderungen erfolgen. Dieser Vermerk wird mit der jeweiligen Version fest verbunden und lässt Aufschlüsse über die Veränderungen jederzeit nachvollziehen. | | | | |
Bei jeder Veränderung wird durch die Versionskontrolle eine Schattenkopie der vorherigen Version erstellt. Diese neue Version wird in Realify PaperOffice wie ein eigenes Objekt behandelt, das heisst auch mit FileOCRmax verarbeitet. | | | | |
Zu jedem versionierten Objekt wird ein Vorschaubild mit den jeweiligen Änderungen erstellt, welches dann zur leichteren Identifikation in der Versionshistorie angezeigt wird. | | | | |
Zu jedem versionierten Objekt steht jederzeit zur Verfügung, wer wann die Versionierung vorgenommen hat. Dabei wird der jeweilige Benutzer zusammen mit dem Zeitpunkt sowie Vermerk aufgelistet. | | | | |
Durch die Versionshistorie und die direkte Anzeige aller verfügbaren Versionen können Sie jedes Objekt zu dem jeweiligen Änderungszeitpunkt ansehen und weiter bearbeiten. | | | | |
Die direkte Aufsplittung und Darstellung von versionierten Dokumentmappen-Objekten wird schon in der Dokumentmappenliste angezeigt. So kann als Baumansicht bereits in der Auflistung angezeigt werden, welche Objekte zu der markierten Dokumentmappe gehören und welche Objekte wiederum mit welchen Änderungen versioniert wurden. Dabei werden Vermerke und Änderungsvermerke direkt angezeigt. | | | | |
1 di 3 possibili funzioni | 2 di 3 possibili funzioni | | |
Realify PaperOffice Datenbanken können in Archive unterteilt werden. Die maximale Anzahl von Archiven innerhalb einer Datenbank hängt von der jeweiligen Realify PaperOffice Edition ab. | | | | |
Jedem Benutzer kann individuell vorgegeben werden, ob und welche Archive er überhaupt einsehen darf. | | | | |
Zusätzlich zur standardmässigen Datenbank Verschlüsselung kann jedem Archiv nochmals eine individuelle Verschlüsselungsstufe zugewiesen werden. | | | | |
| | | |
| | | |
Mit einer garantiert unknackbaren AES512bit-Verschlüsselung sind alle in Realify PaperOffice gespeicherten Daten auf dem allerhöchsten Stand der Technik weiter gesichert. | | | | |
Nach der patentierten Zerlegung des zu speichernden Dokumentes auf Binärebene und anschliessender AES512bit –Verschlüsselung wird dieses vollkommen revisionssicher direkt in der Realify PaperOffice SQL-Datenbank abgespeichert. Was bedeutet das genau? Das ist leicht erklärt – egal wer auf Ihrem PC oder Server nach Dateien sucht, findet absolut nichts. Alle Informationen liegen unsichtbar und verschlüsselt in der Realify PaperOffice Datenbank. Selbstverständlich können Sie jederzeit den Vorgang rückgängig machen und diese Dateien exportieren – insofern Sie dafür die entsprechenden Rechte besitzen. | | | | |
Datei-Viren haben es ohne jegliche Rücksicht auf Verluste auf eins abgesehen: Ihre wertvollen Dateien. Im besten Fall löscht der Virus lediglich diese wertvollen Dateien und im schlimmsten landen datenschutzintensive Dateien sogar, für jeden ersichtlich, im Internet oder in falschen Händen. Realify PaperOffice arbeitet daher im Stealth&Secure-Modus komplett ohne jegliche angreifbaren Dateien im Dateisystem – vollkommen sicher und unsichtbar. | | | | |
|
| | | |
Die zentrale Benutzerverwaltung findet immer pro Realify PaperOffice Datenbank statt, was bedeutet, dass für jede verschiedene Datenbank auch verschiedene Benutzer angelegt und verwaltet werden können. So lassen sich mehr Mandantensysteme oder die logische Trennung von Abteilung schnell realisieren. | | | | |
Legen Sie innerhalb der Benutzerverwaltung neue Benutzer an oder bearbeiten bereits bestehende | | | | |
Sichern Sie Ihre Realify PaperOffice Datenbank durch die Festlegung von individuellen Benutzerpasswörtern für einen höchstmass an Datensicherheit. | | | | |
Es kann bereits in der Benutzerverwaltung festgelegt werden, welcher Benutzer auf welches Realify PaperOffice Archiv innerhalb der Datenbank zugreifen darf | | | | |
Durch das einfache Hinzufügen von Benutzer in der ausgewählten Datenbank kann schon vorab grob festgelegt werden, wer überhaupt Zugriff auf diese bekommt. | | | | |
Legen Sie verschiedene Abteilungen, wie Verkauf oder Marketing an, um die Benutzer zu den Abteilungen hinzuzuweisen und diese einfach dadurch voneinander abzugrenzen. | | | | |
Legen Sie für jeden Benutzer die gewünschte Realify PaperOffice Oberfläche fest, so dass der Benutzer automatisch nach der Anmeldung die gesamte Realify PaperOffice Oberfläche in der gewünschten Sprache vorfindet. | | | | |
Sie können zu jedem in Realify PaperOffice angelegtem Benutzer ein individuelles Benutzerbild zu leichteren Identifikation hinterlegen. | | | | |
Auf Wunsch werden Sie sogar beim Programmleerlauf automatisch von Realify PaperOffice abgemeldet. Hierbei können Sie frei wählbare Inaktivitätsdauer von 1 Min. bis 60 Min. auswählen | | | | |
Auf Wunsch werden Sie automatisch beim Programmleerlauf in Realify PaperOffice angemeldet. Hierbei können Sie frei wählbare Inaktivitätsdauer von 1 Min. bis 60 Min. auswählen. | | | | |
Während Administratoren grundsätzlich Vollzugriff auf alle Funktionen haben und manche Funktionen nur von Administrator ausgeführt werden können, kann für jeden Benutzer individuell festgelegt werden, über welche programmtechnischen Funktionen dieser verfügt. | | | | |
Für die einfache Administration der Benutzerrechte können individuelle Benutzergruppen mit anpassbaren Rechten erstellt werden. | | | | |
Durch einen simplen Druck auf die F10 Taste wird Realify PaperOffice sofort gesperrt und die Anmeldung eines anderen Benutzers wird hiermit ermöglicht. Ohne Realify PaperOffice manuell zu beenden und zu starten. | | | | |
| | 13 di 14 possibili funzioni | |
Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass die gleiche Dokumentmappe für weitere Veränderungen gesperrt wird, sobald ein Benutzer diese öffnet. Die Dokumentmappe kann zwar weiterhin geöffnet und auf Inhalte zugegriffen werden, jedoch sind Änderungen während der gesamten Öffnungsdauer nicht möglich. So werden doppelte Daten oder das Löschen bzw. Verwerfen von eingegeben Daten vermieden. | | | | |
Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass sich jeder Benutzer mit seinem Benutzernamen nur einmal an der Realify PaperOffice Datenbank anmelden kann. Sollte der Benutzer mit seinem Benutzernamen bereits an einem anderen PC angemeldet sein, so erscheint dort eine Mitteilung, dass ein zweiter Anmeldeversuch stattgefunden hat. Sollte diese Mitteilung nicht innerhalb 30 Sekunden abgelehnt werden, so wird der Benutzer dort automatisch abgemeldet und an dem aktuellen PC wieder angemeldet. Lästige Lauferei um sich abzumelden entfällt so vollkommen. | | | | |
Sie benötigen schnell eine Dokumentmappe oder andere Informationen, auf welche der aktuell auf dem PC angemeldete Benutzer keinen Zugriff hat? Kein Problem, einfach Druck der F-10 Taste aktiviert die schnelle Benutzerumschaltung. So können Sie schnell den Benutzernamen ändern, ohne sich komplett ab- und wieder anzumelden. Nachdem Sie die gewünschten Vorgänge erledigt haben, drücken Sie erneut die F-10 Taste um den PC zu sperren und sich abzumelden. Die schnelle Benutzerumschaltung kann auch als Sicherheitseinstellung automatisch nach einer vordefinierten Zeit in der Benutzerverwaltung aktiviert werden. | | | | |
Insofern eine Dokumentmappe von einem Benutzer z.B. durch Rechnungskontrolle, Prüfung oder Durchsicht erledigt werden muss, so können Sie die Dokumentmappe entsprechend kennzeichnen und Arbeitsanweisungen oder Bemerkungen hinterlegen. Damit ein Benutzer die Dokumentmappe als erledigt kennzeichnet, muss der Benutzer dies durch seine digitales Benutzerzertifikat in Form der erneuten Passworteingabe bestätigen. Erledigungsoptionen können für einen oder mehrere Benutzer festgelegt werden, falls mehrere Benutzer dieselbe Dokumentmappe erledigen müssen. Eine Dokumentmappe gilt solange als unerledigt bis alle notwendigen Erledigungen als erledigt markiert wurden. | | | | |
Insofern es sich bei Erledigungen um Terminsachen handelt, kann individuell festgelegt werden, bis wann die Erledigung stattzufinden hat. Alle Erledigungen mit Terminvorgaben werden automatisch mit der netzwerkweiten Termin- und Wiedervorlageverwaltung synchronisiert.
| | | | |
Im Anzeige-Manager kann jederzeit eingesehen werden, welche Erledigungen noch nicht erledigt worden sind oder was bereits erledigt wurde. Dabei sehen Sie auf einen Blick, welcher Benutzer die Erledigung an welchen Benutzer zugewiesen hat und wie der aktuelle Erledigungsstatus ist. | | | | |
Hier können Sie Dokumentmappen als "in Bearbeitung" markieren. Diese als "in Bearbeitung" markierten Dokumentmappen können dann im Anzeigemanager auf einen Blick aufgelistet werden. So erhalten Sie schnell einen Überblick auf das, was aktuell in Bearbeitung ist. Nach der Bearbeitung wird die Markierung entfernt. Die Dokumentmappe verbleibt die gesamte Zeit im Archiv. | | | | |
Sie haben ständigen Überblick über alle derzeit in Realify PaperOffice angemeldete Benutzer. Des Weiteren werden Informationen über die verwendete Realify PaperOffice Version sowie Benutzerdaten angezeigt. | | | | |
Sie lassen Skype & Co. als Sicherheitsrisiko In Ihrem Unternehmen nicht zu, da sämtliche Kommunikationen unverschlüsselt über den ganzen Globus verteilt erfolgen? Genau richtig. Denn Realify PaperOffice verfügt über einen eigenen integrierten Netzwerkchat, welcher AES-512bit verschlüsselt vollkommen abgeschottet innerhalb der aktuellen Datenbank abläuft. Keine Chats oder Nachrichten werden so nach draussen getragen und die gesamte Kommunikation läuft intern hochverschlüsselt ab. | | | | |
Ein anderer Benutzer benötigt dringend eine Dokumentmappe, kann diese aber nicht so schnell finden? Mit nur einem Mausklick kann eine Verknüpfung zur ausgewählten Dokumentmappe an jeden Benutzer versendet werden. Der in der Realify PaperOffice Datenbank angemeldet ist. Des Weiteren lassen sich diese Dokumentmappen-Verknüpfungen sogar in externe Anwendung wie ERP-System oder Word Dokumente einbetten, so dass bei dem einfachen Klick auf diesen Link sich die passende Dokumentmappe öffnet. Die identische Funktion ist sogar mit Kategorie-Verknüpfungen im Anzeige-Manager möglich. | | | | |
Dokumentmappen können komplett aus dem Archiv ausgecheckt und in die eigene Sammelablage verschoben werden, insofern der Benutzer dafür die nötigen Rechte hat. Anschliessend kann die Dokumentmappe als Original an jeden beliebigen Benutzer versendet werden. Ausgecheckte Dokumentmappen befinden sich nicht mehr im Archiv und werden daher solange nicht berücksichtigt bis diese wieder eingecheckt werden. Sie können Dokumentmappen auch an Benutzer versenden, welche aktuell nicht in Realify PaperOffice angemeldet sind. | | | | |
Sobald eine ausgecheckte Dokumentmappe aus der Sammelablage heraus an einen anderen Benutzer versendet wird, wird dieser Vorgang in dem automatischen Dokumentmappenverlauf festgehalten und visuell als Flussdiagramm dargestellt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Dokumentmappe in Besitz hatte. | | | | |
Jede versendete Dokumentmappe wird unter dem Punkt „Gesendete Dokumentmappen“ aufgelistet. Dabei kann im Gegensatz zu einer normalen Email jederzeit die Dokumentmappe zurückgeholt und dem Empfänger entzogen werden. | | | | |
Sobald eine Dokumentmappe von einem anderen Benutzer empfangen wurde, so wird diese unter dem Punkt „Empfangene Dokumentmappen“ aufgelistet, kann dort geöffnet und bearbeitet werden und anschliessend jederzeit weitergeleitet, zurückgeschickt oder wieder in das aktuelle Archiv eingecheckt werden. | | | | |
| | | |
Die Termin- und Wiedervorlageverwaltung speichert alle Informationen in der zentralen Realify PaperOffice Datenbank, was bedeutet, dass alle Benutzer lokal und netzwerkweit Zugriff hierauf haben. So wird Teamwork zum Kinderspiel um Fristen transparent zu kontrollieren. | | | | |
Die Termin- und Wiedervorlageverwaltung verfügt über das neue Office 2013 Design, damit Sie sich schnell zurechtfinden. | | | | |
Es können beliebig viele Dokumentmappen mit Terminen versehen werden, beliebig viele manuelle Einträge erfolgen und diese anschliessend verwaltet und verknüpft werden. | | | | |
Die Termin- und Wiedervorlageverwaltung arbeitet nahtlos mit Dokumentmappen zusammen, so dass z.B. Wiedervorlagen, welche in der Dokumentmappe festgelegt wurden, auch direkt in der Termin- und Weidervorlageverwaltung angezeigt und verwaltet werden. | | | | |
Neu angelegte Termineinträge können direkt im Termin mit vorhandenen Dokumentmappen verknüpft werden. Diese verknüpften Dokumentmappen werden direkt im Termineintrag angezeigt und können mit einfachem Mausklick sofort geöffnet werden ohne danach zu suchen. | | | | |
Auf Wiedervorlage gelegte Dokumentmappen können mit unbegrenzt vielen Ereignissen und Terminen versehen werden. Alle Mehrfach-Termine werden dabei automatisch mit der verknüpften Dokumentmappe verknüpft, was das direkte Öffnen der Dokumentmappe aus dem Termin heraus ermöglicht. | | | | |
Die Termin- und Wiedervorlageverwaltung kann wahlweise als Tag, Arbeitswoche, Woche oder als Monat angezeigt werden. | | | | |
Alle verfügbaren Einträge können auf Wunsch bequem als Liste ausgedruckt werden. Dabei kann der Ausdruck für "Tag", "Arbeitswoche", "Woche" oder "Monat" erfolgen. Selbstverständlich wird eine Druckvorschau unterstützt. | | | | |
Kalendertage können wahlweise dynamisch markiert werden um bestimmte Zeiträume als Detail anzuzeigen. | | | | |
Durch OutlookLiveConnect kann sogar der bestehende Outlook-Kalender verwendet und angezeigt werden. In diesem Modus wird nicht die interne netzwerkfähige Realify PaperOffice Kalenderdatenbank verwendet, sondern in Echtzeit direkt auf den Outlook-Kalender zugegriffen. | | | | |
Der Ereignis-Betreff kann frei gewählt werden. Wird eine Dokumentmape automatisch auf Termin gelegt, so wird automatisch ein Betreff-Vorschlag erzeugt. | | | | |
Legen Sie fest, wo das Ereignis stattfindet. Sollte der Dokumentmappe ein bestimmter Ort zugewiesen worden sein, so wird der Eintrag hierhin übernommen. | | | | |
Zu jedem Ereignis werden Sie, auf Wunsch, automatisch erinnert. Diese Erinnerungszeit kann von 0 Minuten bis hin zu 2 Wochen frei ausgewählt werden. | | | | |
Es kann festgelegt werden, von wann bis wann das Ereignis stattfindet. Dabei werden auch ganztätige Ereignisse unterstützt. | | | | |
Hier können Mehrfach-Ereignisse oder Mehrfach-Vorlagen hinzugefügt werden, wleche in Serie auftreten werden. | | | | |
Ereignisse können mit expliziten Kennzeichnungen versehen werden, wie "Privat", "Frei", "mit Vorbehalt", "Beschäftigt", "Abwesend". | | | | |
Jedem Ereignis kann ein entsprechender Status zugewiesen werden. Diese Statuseinträge sind frei bearbeitbar und stehen nach dem Hinzufügen allen Benutzern zur Verfügung. | | | | |
Zu jedem Ereignis kann eine umfangreiche Bechreibung hinterlegt werden.
| | | | |
Jedem Ereignis können beliebig viele Dokumentmappen verknüpft werden. Hinterlegen Sie so direkt zum Termin die passende Dokumentmappe, welche dann direkt vom Eintrag geöffnet werden kann. | | | | |
| | | |
Es können beliebig viele Dokumentmappen mit Kontakteinträgen versehen werden, beliebig viele manuelle Einträge erfolgen und diese anschliessend verwaltet und verknüpft werden. | | | | |
Die Kontakt- und Adressverwaltung arbeitet nahtlos mit Dokumentmappen zusammen, so dass z.B. Kontaktverknüpfungen, welche in der Dokumentmappe festgelegt wurden, auch direkt in der Kontakt- und Adressverwaltung angezeigt und verwaltet werden. | | | | |
Diese wird um den Reiter „verknüpfte Kontakte“ erweitert und stellt so direkt in der Vorschau alle Kontaktinfos zur Verfügung. Von hier aus lässt sich ohne die Dokumentmappe schliessen zu müssen der verknüpfte Kontakt öffnen, alle Dokumentmappen von diesem Kontakt anzeigen, eine neue Email schreiben oder über die Windows-Wahlhilfe ein Telefonanruf auslösen. | | | | |
Alle Kontakteinträge können wahlweise als Listenansicht oder in der Detailansicht dargestellt werden. | | | | |
Per Schnellsuche werden Eintragsfelder auf Knopfdruck durchsucht und die Ergebnisse in der Listenansicht dargstellt. | | | | |
Sobald einem Kontakt eine frei definierbare Kategorie zugewiesen wurde, wird dieser Eintrag in die entsprechende Kategorie verschoben und zusammengefasst. | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann über feste Stammdaten sowie Kontaktnotiz verfügen. | | | | |
Zu jedem Kontakteintrag kann ein Kontaktbild oder z.B. Firmenlogo hinterlegt werden. Dieses Bild wird auch in anderen Bereichen, wo der Kontakt angezeigt wird, verwendet. | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann über feste private Allgemeindaten verfügen, wie "Telefon privat", "Telefax privat", "Mobiltelefon privat", "Email privat" | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann über feste geschäftliche Allgemeindaten verfügen, wie "Telefon", "Telefax", "Mobiltelefon", "Email" | | | | |
Jeder Kontakt kann über feste private Kontaktdaten, 5 eigene benutzerdefinierte Felder und Notizen zum privaten Kontakt verfügen. Hierzu gehören folgende Felder: Strasse, PLZ, Stadt, Land, Bundesland, Telefon, Telefax, Mobiltelefon, Email, Internet. | | | | |
Jeder Kontakt kann über feste geschäftliche Kontaktdaten, 5 eigene benutzerdefinierte Felder und Notizen zum geschäftlichen Kontakt verfügen. Hierzu gehören folgende Felder: Firma, Abteilung, Strasse, PLZ, Stadt, Land, Bundesland, Telefon, Telefax, Mobiltelefon, Email, Internet | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann wiederrum mit beliebig vielen anderen Kontakteinträgen logisch verknüpft werden. So kann z.B. die Firma selbst als Kontakt angelegt werden und die jeweiligen Mitarbeiter als seperater Kontakt verknüpft werden. Auf alle verknüpften Kontakte kann per Mausklick zugegriffen werden ohne diese explizit zu suchen. | | | | |
Jeder Kontakteintrag kann mit beliebig vielen Dokumentmappen verknüpft werden. Dies kann entweder direkt aus der Kontakt- und Adressverwaltung oder direkt in der Dokumentmappe erfolgen. Der Verknüpfungseintrag erscheint auf beiden Wegen direkt in dem Kontakt unter „Virtuelle Verknüpfungen“ | | | | |
3 di 4 possibili funzioni | 3 di 4 possibili funzioni | | |
Legen Sie unbegrenzt viele Notizen- oder Kurzmitteilungen an. Notizen sind auch in der Textlänge unbeschränkt und nehmen eine beliebige Anzahl von Text auf. | | | | |
Notizen können wahlweise als Symbole, als Notizenliste oder nach Farbe angezeigt werden. In der Listenansicht ist zudem sofort ersichtlich, für wen die Notizen als Kurzmitteilung verfügbar gemacht wurde. | | | | |
Notizen können frei definierbare Farben zugewiesen werden für eine leichtere und bessere visuelle Kennzeichnung (Rosa, Weiss, Gelb, Blau, Grün) | | | | |
Markieren Sie eine Notiz als verfügbar für einen anderen Benutzer, so wird diese identische Notiz auch in der Notiz- und Kurzmitteilungsverwaltung des jewieligen Benutzers angezeigt, kann dort verändert werden und wird anschliessend wieder bei Ihnen aktualisiert. | | | | |
|
8 di 13 possibili funzioni | 8 di 13 possibili funzioni | 8 di 13 possibili funzioni | |
Jedes neu erworbene Realify PaperOffice ist gesetzlich, technisch und inhaltlich auf dem neuesten Stand und beinhaltet immer 4-wöchigen kostenlosen Support und Updates (USP). Darüber hinaus können Sie diese Leistungen auf Wunsch verlängern, entweder mit einem USP oder einem USP Plus. | | | | |
Die Bearbeitung von Supportanfragen ist während den definierten Zeiträumen möglich. Da die Beantwortung von vorherigen Faktoren wie Lösungsfindungen, technischen internen Rückfragen oder spezifischen Reproduzierungen abhängt, kann diese abweichen. | | | | |
Die Bearbeitung von Supportanfragen ist während den definierten Zeiträumen möglich. Da die Beantwortung von vorherigen Faktoren wie Lösungsfindungen, technischen internen Rückfragen oder spezifischen Reproduzierungen abhängt, kann diese abweichen. | | | | |
Der Realify PaperOffice HelpDesk ist rund um die Uhr erreichbar und bietet als umfangreiche Wissensdatenbank zu nahezu jedem Thema, Problem oder Lösungsanfrage eine globale Anlaufstelle rund um das Thema Realify PaperOffice. So wird der zentrale HelpDesk in Echtzeit aktualisiert, sobald neue Lösungsansätze oder Benutzererfahrungen verfügbar sind. Des Weiteren kann der gesamte HelpDesk tagesaktuell und für die Offlinenutzung als PDF downgeloaded werden. | | | | |
Kritische und wichtige Updates werden bei bestehender Internetverbindung im Hintergrund automatisch downgeloaded und installiert. | | | | |
Supportanfragen werden automatisch mit höchster Priorität versehen und erhalten schon beim Eingang die höchste Wichtigkeitsstufe, was wiederum eine schnellstmögliche Supportbearbeitung und Reaktionszeiten garantiert. | | | | |
Der technische Support hilft Ihnen kompetent und unkompliziert bei allen technischen Fragen weiter. | | | | |
Supportanfragen können auch telefonisch von 8:00 Uhr bis 22:00 Uhr bei USP-Plus angenommen werden, diese Uhrzeiten gelten auch am Wochenende oder Feiertagen. | | | | |
Realify Service Techniker können sich per Fernwartungssoftware weltweit direkt verbinden und so durch Fernwartung und/oder Telefon gezielt auf Vorgaben oder Probleme reagieren. Die Berechnung erfolgt zu den festgelegten Sätzen im 30 Minuten Takt.
| | | | |
Regelmäßige Programmverbesserungen werden als Releaseupdate im Rahmen der USP oder USP-Plus Nutzung kostenlos zur Verfügung gestellt. Diese werden über das integrierte LiveUpdate als Releaseupdate automatisch geladen und installiert, um so das Arbeiten mit Realify PaperOffice sowie das gesamte Look & Feel zu optimieren. | | | | |
Neue Funktionen auf Basis von Benutzervorschlägen und Anwendererfahrungen werden durch Programmverbesserungen in Realify PaperOffice integriert. Dabei kann jeder Anwender selbst über die zukünftigen neuen Funktionen abstimmen oder neue Vorschläge direkt einreichen unter https://www.paperoffice.com/?show=supportNewTicket&prefer=emailSupport&option=suggestFeature | | | | |
Realify PaperOffice wird ständig an sich evtl. geänderten Normen oder Richtlinien bzgl. der elektronischen Archivierung angepasst. Dies betrifft insbesondere finanzamttechnische Vorgaben sowie die Einhaltung der Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) | | | | |
Sobald neue Realify PaperOffice Hauptversionen erscheinen (z.B. von Version 2015 auf Version 2016), so werden diese im Rahmen der USP-Plus Nutzung vollkommen kostenlos zur Verfügung gestellt, d.h. das eingesetzte Realify PaperOffice wird nicht nur kostenlos per Releaseupdates aktuell gehalten, sondern es wird auch immer die allerneueste Hauptversion eingesetzt. | | | | |