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Certificazione e conservazione dei documenti conforme al GOBD

Con la certificazione e l'approvazione per i due standard di digitalizzazione più alti del mondo, GOBD (ex GDPDU) e DSGVO (EU-GDPR), con PaperOffice siete al sicuro.

Vi guidiamo attraverso la giungla legale, scopriamo le mezze conoscenze del marketing e vi spieghiamo perché PaperOffice è la vostra base documentale perfetta per tutti i requisiti legali.

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Cosa vi serve:
Documentazione procedurale secondo il GoBD


Esempio di documentazione procedurale per la scansione sostitutiva, pubblicata dalla Camera federale dei consulenti fiscali tedeschi (BStBK) in collaborazione con l'Associazione tedesca dei consulenti fiscali (DStV).

Esempio di documentazione procedurale per la scansione sostitutiva, pubblicata dalla Camera federale dei consulenti fiscali tedeschi (BStBK) in collaborazione con l'Associazione tedesca dei consulenti fiscali (DStV).

Esempio di documentazione procedurale per la scansione sostitutiva, pubblicata dalla Camera federale dei consulenti fiscali tedeschi (BStBK) in collaborazione con l'Associazione tedesca dei consulenti fiscali (DStV).

Cosa dice la documentazione procedurale?

Che tutto va secondo i piani
Con l'aiuto della documentazione procedurale, le aziende possono dimostrare che la loro contabilità supportata dall'IT e l'archiviazione di dati e documenti sono conformi ai principi di regolarità definiti nel GoBD.

A questo scopo, descrive in dettaglio come i buoni e i documenti vengono registrati, ricevuti, digitalizzati, elaborati, emessi e archiviati. Il soggetto passivo della soluzione informatica utilizzata, o l'imprenditore stesso, è responsabile della creazione della documentazione procedurale.

Che si possa fornire qualsiasi documento su richiesta
L'obiettivo è quello di rendere i documenti contabili e di archiviazione dell'azienda comprensibili e verificabili in un tempo ragionevole per un esperto, per esempio nel corso di un audit.

Di cosa dovrebbe tener conto la documentazione procedurale?

Una documentazione procedurale chiaramente strutturata dovrebbe essere disponibile per ogni sistema informatico. Il contenuto, la struttura e i risultati del processo IT dovrebbero essere completamente e convincentemente evidenti.

Per verificare la tracciabilità, è necessaria una documentazione procedurale completa e aggiornata che documenti tutti i cambiamenti di sistema e tecnologici in termini di contenuto e tempo senza lacune.

Una documentazione procedurale descrive il processo organizzativo e tecnico previsto. Dall'origine dell'informazione fino all'indicizzazione, l'elaborazione e l'immagazzinamento, così come il recupero senza ambiguità.

La documentazione procedurale dovrebbe anche mostrare come i documenti elettronici vengono catturati, elaborati, emessi e conservati.

Una descrizione della procedura di backup dei dati, che è integrata in PaperOffice nel caso di un'applicazione di database locale, è anche una parte importante della documentazione di una procedura.

La soluzione:
PaperOffice conforme al GOBD per l'archiviazione dei documenti


PaperOffice è conforme alla GOBD attraverso la certificazione e il test di tutti i requisiti del software, soddisfacendo tutti gli standard richiesti.

PaperOffice è conforme alla GOBD attraverso la certificazione e il test di tutti i requisiti del software, soddisfacendo tutti gli standard richiesti.

PRINCIPIO DI TRACCIABILITÀ E VERIFICABILITÀ (GOBD CAPITOLO 3.1)

Secondo il GoBD, il contribuente è obbligato a garantire che il sistema informatico sia assicurato contro la perdita (per esempio, la non tracciabilità) e protetto contro gli inserimenti e le modifiche non autorizzate.

PRINCIPI DI VERITÀ, CHIAREZZA E REGISTRAZIONI CONTINUE CON I SINGOLI SOGGETTI (GOBD CAPITOLO 3.2)

I componenti del server DMS sono generalmente soggetti agli stessi requisiti di sicurezza degli altri componenti IT. Argomenti rilevanti sono il monitoraggio e la sicurezza dei dati.

COMPLETEZZA (GOBD CAPITOLO 3.2.1)

Per principio, ogni documento che deve essere conservato deve essere registrato singolarmente e con tutti i suoi componenti (completezza e completezza delle lacune).

CORRETTEZZA (GOBD CAPITOLO 3.2.2)

Seguendo il principio di correttezza, il DMS deve garantire che i documenti e i dati da archiviare abbiano il grado di conformità richiesto con l'originale (in termini di immagine o di contenuto).

ORDINE (GOBD CAPITOLO 3.2.4)

I principi della contabilità ordinata quando si utilizza un DMS sono considerati rispettati in modo coerente se il rispetto dei criteri di ordine può essere garantito per tutto il periodo di conservazione.

IMMODIFICABILITÀ (GOBD CAPITOLO 3.2.5)

Il GoBD richiede che la procedura di elaborazione dei dati utilizzata deve essere progettata in modo tale che tutte le informazioni che sono entrate nella procedura di elaborazione non possano più essere soppresse o sovrascritte, cancellate, modificate o falsificate senza essere identificate (GoBD capitolo 3.1; margine n. 58-60).

PaperOffice è certificato e soddisfa tutti i requisiti del GOBD


Domande frequenti


Chi aiuta nella documentazione dei processi?

Se avete una fiducia assoluta nei vostri processi, potete probabilmente fare a meno di un consulente fiscale. Tuttavia, consigliamo di farsi aiutare da un consulente fiscale in anticipo o almeno una volta durante la creazione della documentazione del processo.
In base alla nostra esperienza, è sempre consigliabile e utile parlare apertamente con l'organo di controllo, perché nonostante tutte le specifiche e gli standard, alla fine è il controllore che decide.

Chi approva la documentazione del processo?

Attenzione alle mezze conoscenze del marketing: Certificati di qualsiasi tipo e di qualsiasi emittente non sono accettati dalle autorità fiscali! In caso di necessità, l'unica cosa che conta è la presentazione della documentazione procedurale secondo il GoBD e se tutto corrisponde davvero è deciso dall'organo di controllo, per esempio i vostri revisori fiscali o l'ufficio delle imposte.

Perché non è sufficiente solo PaperOffice?

Spiegato brevemente e succintamente: Se, per esempio, avete archiviato una fattura in PaperOffice in modo legalmente sicuro e a prova di revisione, la fattura può comunque essere stata manipolata o modificata PRIMA di essere scannerizzata.
Si può salvare in modo a prova di revisione, ma il processo complessivo non è a prova di revisione e quindi non è conforme alla GoBD.

Posso buttare via i documenti originali?

I documenti con rilevanza legale, per esempio i contratti, devono ancora essere conservati in originale. In poche parole: L'ufficio delle imposte accetta i documenti elettronici, ma il tribunale accetta solo gli originali in caso di controversia. Questo è dovuto al fatto che l'autenticità di una firma può essere controllata solo sui documenti originali. Consigliamo di non buttare mai via gli originali.

Perché posso cancellare i documenti di PaperOffice?

Di nuovo, c'è la documentazione del processo. Perché è tecnicamente impossibile escludere completamente la cancellazione finché i dati sono conservati presso di voi. Alla fine puoi cancellare tu stesso il documento direttamente dal database. O rimuovere il disco rigido. O eliminare il server. O far saltare in aria l'edificio.

Come posso trovare raccomandazioni tecniche DMS?

Bitkom ha sviluppato una lista di controllo GOBD riguardante i sistemi di gestione dei documenti secondo l'ultima versione GOBD del 28.11.2019, che potete trovare qui

Al sicuro dal punto di vista legale grazie a PaperOffice


SCHERMATE DEL PROGRAMMA


Interfaccia del programma
Riconoscimento dei documenti basato sull'AI
Ricerca avanzata e filtri

VIDEO


Inserimento dei documenti conforme alla legge
Interfaccia del programma
Automazione tramite modelli di documenti e maschere di archiviazione

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